Quel est le délai de conservation des images de vidéosurveillance ?

La vidéosurveillance a largement évolué au cours de la dernière décennie, profitant des progrès des technologies numériques et de prise de vue. Parallèlement, au nom de la protection des libertés individuelles et de la protection de la vie privée, la loi a également évolué. Le cadre juridique précise notamment les conditions de conservation des images enregistrées par les systèmes de télésurveillance vidéo. Cela concerne en particulier le délai de conservation des images vidéosurveillance entreprise.

Que dit la loi sur la durée de conservation des images ?

Installer un système de vidéosurveillance en milieu professionnel implique une connaissance éclairée de la législation en vigueur. Le non-respect du cadre juridique concernant la protection des libertés individuelles et de la protection de la vie privée peut en effet entraîner de lourdes amendes et même des poursuites devant les tribunaux.

Avec Vedis, prenez connaissance de la loi sur les caméras au travail, notamment en ce qui concerne le délai de conservation des fichiers vidéo.

Durée maximale recommandée par la CNIL

En se basant sur les informations communiquées par la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), la reglementation vidéoprotection impose une durée de conservation maximale d’un mois. Au-delà de ce délai, les images doivent être détruites. Aujourd’hui, cette phase n’est plus contraignante, puisqu’il suffit de supprimer les fichiers concernés.

Dans la pratique, la CNIL recommande quelques jours de conservation.

Les dates de destruction, d’accès et éventuellement de consultation des images doivent être enregistrées.

Exceptions : cas particuliers et contextes spécifiques

Il est possible de conserver les images au-delà des 30 jours en cas de situation délictueuse, comme une suspicion de vol, une effraction, un accès non autorisé dans un local sécurisé, un acte de vandalisme... La vidéo concernée pourra alors être en premier lieu visionnée par les personnes habilitées pour une levée de doute. En cas d’infraction, la vidéo concernée pourra être extraite pour être conservée plus longtemps pour servir de preuve et selon les besoins des forces de l’ordre et des autorités judiciaires.

Les autres fichiers vidéo non concernés par le délit devront être détruits selon les règles en vigueur.

Que faire en cas d’enquête judiciaire ?

En cas de soupçon d’infraction qui aboutit à une enquête judiciaire, l’entreprise a le droit de conserver la séquence concernée au-delà de la durée maximale autorisée. Le tribunal décidera par la suite si la vidéo peut servir de preuve. Si ce n’est pas le cas, elle sera détruite.

Les dates de transmission, de consultation et de transmission des vidéos sont à inscrire dans un registre.

Obligations légales de l’employeur

Dès qu’un employeur décide d’installer une unité de vidéosurveillance, pour ses bureaux, son magasin ou encore ses entrepôts, il est soumis à des obligations légales :

Mentionner la durée de conservation dans le registre RGPD

Dès lors qu’une entreprise manipule des données, y compris des fichiers vidéo, elle doit créer un registre RGPD (Règlement général sur la protection des données) qui retrace tous les traitements.

Si la vidéosurveillance pour vos bureaux concerne uniquement des lieux non ouverts au public, aucune autorisation ni déclaration préalable n’est nécessaire. Il faudra par contre s’assurer de respecter les règles de la CNIL et inscrire la durée de conservation convenue dans le registre RGPD. Il est également conseillé de notifier la CNIL de l’existence de la vidéo protection.

Pour l’installation d’une vidéosurveillance pour commerces, il faut obtenir l’autorisation de la préfecture. C’est également le cas si vos bureaux sont ouverts au public. Vous devrez alors préciser la durée de conservation de vos fichiers vidéo dans la demande d’autorisation.

Dans tous les cas, le choix de la durée de conservation doit se baser sur la finalité de la surveillance et non sur les limites techniques du système de vidéosurveillance.

Informer les salariés

Les salariés doivent être correctement informés de la présence de caméras au sein de l’entreprise. Ils doivent également connaître l’utilité des installations de vidéosurveillance et leurs droits concernant l’accès aux données.

La présence de la vidéosurveillance doit être signalée par un visuel qui comporte non seulement le pictogramme d’une caméra, mais aussi les informations légales : délai de conservation des images, les personnes habilitées à accéder aux images, les personnes à contacter si besoin, une référence au RGPD qui explique la reglementation vidéoprotection, un lien vers le site web de réclamation de la CNIL.

Avant toute installation d’une infrastructure de vidéo protection, les représentants du personnel (délégués, CSE) doivent être tenus au courant du projet. La transparence doit être garantie et la surveillance des employés n’est en aucun cas autorisée.

Encadrer les accès aux enregistrements

Les personnes habilitées à accéder et à consulter les fichiers issus de la vidéo protection doivent être identifiés. Ce sont généralement les responsables de sécurité. L’employeur peut également visionner les images. De par leur prérogative, les forces de l’ordre et les autorités judiciaires ont également accès aux images, mais dans le strict respect des procédures administratives.

Risques en cas de non-respect des durées de conservation

L’entreprise et les entités chargées de l’exploitation des images s’exposent à de lourdes sanctions en cas de non-respect des durées de conservation stipulées dans le registre RGPD ou dans l’autorisation délivrée par la préfecture.

Sanctions administratives de la CNIL

La CNIL peut prononcer des amendes administratives en cas d’abus constaté. Des entreprises ont ainsi dû s’acquitter d’une lourde somme atteignant 20.000 euros pour atteinte à la durée de conservation. À cela s’ajoute souvent une injonction de conformité.

Les personnes concernées par le non-respect de l’obligation de suppression des vidéos peuvent également engager des poursuites judiciaires indépendamment des sanctions financières.

Bonnes pratiques pour gérer la durée de conservation des images

Le respect de la camera de surveillance magasin legislation s'impose pour éviter les sanctions. Les bureaux, les commerces, les hôtels, les propriétaires d’entrepôts mais aussi les institutions et les associations sont également concernés par la loi de protection de la liberté et de la vie privée.

Paramétrer automatiquement l’effacement des images

Les systèmes de vidéosurveillance modernes permettent facilement l’effacement automatique et sécurisé des données vidéo provenant des caméras. Vous éviterez ainsi les oublis et les omissions qui risquent d’être pénalement répréhensibles. Il faut garder en tête que l’inattention n’excuse pas la prolongation indue de la durée de conservation des images.

Le paramétrage de l’effacement automatisé doit concerner l’ensemble des stockages connectés à la vidéosurveillance, incluant les unités de mémoire sur site et à distance.

Mettre à jour la politique de vidéosurveillance

Parmi les bonnes pratiques à mettre en place en installant un système de vidéosurveillance, mettez en place une politique claire. Par la suite, assurez un devoir de veille pour vous tenir au courant des évolutions législatives. Chaque changement donnera ainsi lieu à une mise à jour de votre politique de vidéosurveillance. Ainsi, vous garantirez votre conformité sur le long terme. Cela permet aussi de préserver la confiance de vos employés, de vos partenaires et de vos clients.

Réaliser des audits réguliers de conformité - Vedis

Vous n’avez pas d’experts en vidéosurveillance au sein de votre entreprise ? Vous pourrez faire appel à des consultants pour effectuer des audits réguliers de conformité. Des modifications au sein de vos bureaux, vos magasins… peuvent en effet affecter la portée des caméras et aller à l’encontre des règles en vigueur.

Grâce à sa longue expérience auprès des entreprises, Vedis peut vous proposer des audits de qualité qui prennent à la fois en compte les exigences techniques et les contraintes légales.

L’expertise de Vedis pour une vidéosurveillance conforme

De l’étude à la mise en place en passant par la définition d’une politique claire pour l’exploitation des images, Vedis dispose de l’expertise nécessaire pour mettre en place un système de vidéosurveillance conforme. Avec une dizaine d’antennes techniques réparties dans toute la France, nous privilégions la proximité pour une prise en charge efficace de votre projet d’installation, de modification ou de rénovation de votre système de vidéosurveillance.